Optimierung eines Vertrags-Portfolios – Effizienzsteigerung durch strategisches IT-Sourcing

Hintergrund

Viele Unternehmen arbeiten über Jahre hinweg mit denselben IT-Dienstleistern zusammen – oft auf Basis von Zeit- und Materialverträgen. Doch diese Modelle sind nicht immer wirtschaftlich. Eine regelmäßige Vertragsbewertung und Optimierung kann erhebliche Einsparungen und Leistungssteigerungen ermöglichen.

Ausgangslage

Ein Energieversorger mit internationalen Tochtergesellschaften gab jährlich hohe Summen für IT-Dienstleistungen aus. Trotzdem wurden Budgets regelmäßig überschritten, während vereinbarte Service Levels nicht vollständig erfüllt wurden. Das Ziel: mehr Transparenz, klare Leistungsverträge und eine nachhaltige Reduzierung der IT-Kosten.

Besonderheit

Die Heterogenität der Landesgesellschaften stellte eine Herausforderung dar: Unterschiedliche Dienstleister, Konditionen und Servicekataloge. Anfangs war die Bereitschaft zur Zusammenarbeit gering – bis das hohe Einsparpotenzial sichtbar wurde. Durch einheitliche Governance und strategische Beschaffung konnten alle Beteiligten eingebunden werden.

Umsetzung

1. Analysephase: Interviews mit Verantwortlichen in IT und Fachbereichen, Erfassung der Ist-Situation und Vergleich von verrechneten Leistungen vs. tatsächlicher Service-Erbringung. Dabei wurden deutliche Diskrepanzen aufgedeckt.
2. Neuausrichtung: Entwicklung eines standardisierten Leistungsportfolios mit klaren KPIs und SLA-Definitionen. Dieses wurde anschließend europaweit ausgeschrieben und vertraglich neu verhandelt.

Kundennutzen

Die neuen SLA-basierten Verträge senkten die jährlichen IT-Ausgaben um nahezu 50 % (rund 2 Millionen €). Ein Bonus-Malus-System stellt sicher, dass definierte Leistungen konsequent erbracht werden. Zudem profitieren auch die Dienstleister durch Planungssicherheit und klar geregelte Zuständigkeiten. Die reduzierte Zahl an Partnern führte zu vereinfachten Prozessen, höherer Servicequalität und besserer Steuerbarkeit der IT-Organisation.